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【电大论文】简谈基于企业采购供应理论的刚图书战略采购趋势研究(论文题目)

星级: ★★★★ 期刊: 《图书与情报》作者:张洪艳浏览量:3992 论文级别:推荐本章主题:采购和图书馆原创论文: 5156论文网更新时间:12-28审核稿件编辑:Frank本文版权归属:www.5156chinese.cn 分享次数:2936 评论次数: 9413

导读:现在请大家鉴赏的文章是采购和图书馆方面的开题报告论文。本篇文章有利于同专业方向的大学硕士研究生和本科生在写作毕业论文范文前写作和查找资料有清晰思路。

张洪艳(天津农学院图书馆天津300384)

摘要:社会经济、技术的发展带来图书馆核心竞争能力的集中,原来被视为图书馆核心技术的图书编目工作被整体外包,图书馆采购人员需要参与更多购置决策、外包细节等谈判及具体运作,采购工作范围扩大了.文章从采购职能和采购流程两方面对企业采购和图书馆采购进行比较研究,论证图书馆采购具有战略发展趋势.

关键词:图书馆采购战略采购发展趋势

中图分类号:G253

文献标识码:A

文章编号:1003-6938(2011)02-0111-03

图书馆采购一直是图书馆运营的重要环节.随着社会经济形势和信息技术的发展,近年来图书馆的核心业务重心发生了巨大变化,原来被视为重中之重的图书馆核心技术——图书编目被整体外包,图书馆的业务重心转向了读者服务方面.编目工作成为一些图书经销商的承包业务,或者是购买图书的“饶头”.数字文献资源兴起后,整体或部分购买数据库或其使用权成为非常便捷的资源建设方式.采购人员需要参与更多购置决策、外包细节等的谈判及具体运作.

研究企业采购业务的发展演变过程,我们发现,经费增加、投入加大只是一个表象,根本原因是社会经济、技术的发展带来图书馆核心业务的集中,单纯原材料的采购变成越来越多的成品及各种服务项目的采购,采购工作被提到了一个前所未有的战略高度.本文就是基于对企业采购与图书馆采购职能和过程的比较研究,验证图书馆采购属于非盈利性组织的采购,同样受到企业采购发展规律的制约,二者发展趋势具有相似性,即战略采购趋势.

1 采购职能的对比

1。1基本职能

(1)向组织提供稳定的材料和服务流以满足其需要

图书馆采购工作为图书馆正常运行,进行了图书、期刊的购置,光盘、网络数据库(或使用权)的购买,还提供了图书加工、整理、上架全程外包服务,以及数据库制造商免费的用户培训等等.在提供这些材料和服务流的过程中,图书馆采购人员参与了部分决策,以及几乎全部的谈判、协调、运作等工作.由于洽谈外包服务和数据库培训等工作内容的增加,图书馆采购工作的基本职能范围已经悄悄发生了扩展,这跟企业采购职能的扩展方式如出一辙,区别也许只是图书馆没有像企业那样敏感地觉察到这种变化并有意识地规范、利用起来.

(2)确保供应的连续性

图书馆采购人员通过与现有书刊、数据库供应商保持有效联系,以确保供应的连续性,并不遗余力地发展其他潜在供应源,以便随时以更为优惠的价格及更高效的服务代替现有供应商,用以满足年度采购计划的要求和紧急购置要求.这一点与企业采购是相同的.

(3)同其他部门保持牢固的合作关系

图书馆采购与馆内其他部门有着千丝万缕的联系,随时掌握其他部门的需求,及时提供必要的信息、物料和服务,才能确保整个图书馆的有效运行.这种部门间的合作关系是图书馆各个工作流程的需要,最司空见惯,所以最容易被随意处置.相对于企业内部各部门之间的文件来往,图书馆各部门之间的联系不够规范化、制度化.造成一定的扯皮、推诿,直接影响了工作效率.保持牢固的合作关系,并不仅仅意味着融洽的同事关系,更重要的是制度化的文件往来.

1。2具体目标

除了基本职能之外,采购工作还需要达到一些具体明确的目标,这些目标在以往的图书馆采购工作职责手册中也有提到,但是没有企业采购职责那么开诚布公和不容置疑.

(1)选择市场中最好的供应商

最好的供应商不一定是报价最低的,这大概是对图书馆采购工

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作有过一些了解的人的共识.最好的应该是最适合本馆的,在报价与货品质量、后期服务等方面有一个双方都可以接受的结合点.近年来绝大部分图书馆都进行了招标工作,但各图书馆采购招标从形式到内容差异很大,有些做法近乎走过场,而有些做法又太过刻板,总之尚未形成规范的合理的图书采购招标模式.这在一定程度上给图书采购工作增加了不确定因素,对于供应商的选择造成了某些人为障碍.

(2)促进新产品的有效开发

图书采购人员参与图书馆新服务项目的开发早已有之,应该说近几年有增加趋势.许多图书馆与出版社或者供应商合作,举办新书展览,代购图书等等;也有图书馆与数据库运营商合作,举办数据库推介、使用培训等.这些工作都与采购人员不同程度的参与息息相关,随着采购人员业务工作范围的进一步扩大,可以预见在开发图书馆新服务项目的小组里,采购人员应该是必不可少的了.企业很早就意识到这个趋势,所以采购主管经常是由企业的副总经理兼任,便于参与新产品的开发和决策.

(3)进行有效的谈判

谈判一直是采购中一个重要方面,谈判的传统作用是决定重要的合同细节,如图书价格、质量、物流等.现在谈判的主要目的是建立更强更具竞争力的供应伙伴关系.进行有效的谈判,以便和那些通过出色的经济成效来寻求共同利益的图书(数据库)供应商合作.双赢才能带来供应环节的顺利进行以及采购过程的完美实现.图书馆与图书(数据库)供应商之间的谈判也是需要业界同仁深入研究的课题.

(4)监测供应市场的趋势.采取对环境负责任的供应管理

外部供应市场和环境是不断变化的,并且变化速度在不断提高,敏锐度、知识和供求双方之间的关系将帮助我们图书馆采购人员从容应对变化所带来的挑战.对采购供应环境负责任,是每个成熟有责任感的图书馆采购人员的基本素质,这些责任大概包括拒绝盗版书、不盲目压低价格、积极运用电子商务手段、重复使用包装纸、节约使用供应商的人力等等.类似的责任感不仅是一种社会义务,还可以帮助采购人员获得图书(数据库)供应商的支持,减少工作阻力.

2采购过程的借鉴

企业采购供应理论认为,任何一个盈利性或非盈利性的组织,都要执行几个基本采购步骤,只是执行的程度和方式不同而已.对比图书馆图书采购流程,我们可以清晰地看到企业采购过程有值得我们借鉴的好经验.

2。1确认和描述需求

发现需求是企业中生产部门负责人的职责,他们有责任知道何时需要多少零部件,这些需求必须经过识别并传达,以使采购行为准确并且及时.而图书馆的传统采购模式是,采购什么类型的书由采购人员去选择,他们可能经过读者需求调研,也可能根据馆藏结构要求.但一般不会形成描述需求的文字材料.在编写招标文件时可能会涉及,一般也比较笼统.事实上,以文件形式描述和确认需求应该成为图书馆工作流程的一部分,保证在正确的时间得到正确的货品和服务.

2。2供应商的选择和发展

在购买的过程中,图书(数据库)供应商的选择是很重要的一步,采购部门的成功取决于考察、确定和发展供应商的能力.选择和发展供应商的基本程序应该包括:识别、评估、认可和监控.识别应从搜集供应商相关资料开始,列出潜在供应商的名单.评估阶段首先要建立供应商的选择标准:质量、价格、可靠性、当前和今后的实力、服务、快速反应能力、技术知识、管

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理能力和财务的稳定性等等.认可供应商的关键是对潜在图书(数据库)供应商认真评估后,将采购集中在少数几个供应商.监控供应商的业绩以便供应商不断改进自己的各项业务,适应图书馆的要求,不断优化彼此间的合作关系.

2。3确定价格,制定合同

企业采购一般用三种主要方法获得尽可能低的价格:以目录价格购买、竞争招标和谈判.以目录价格购买适合低需求量和低价值的商品,不值得花额外的时间和精力去获得更低的价格,比如读者对图书馆提出的特别需求,某本书或者某个数据库的临时使用权,可以到网络书店或数据库网站以标价购买;竞争招标是通过市场的公开竞争找到提供较低价格的供应商;谈判适合购买金额很大、存在高风险或长期合作的场合.谈判内容一般超越了价格本身,主要是为了建立一项全面的协议,协议对双方是互利的.一般图书馆会在有上百万元图书(数据库)专项资金投入时,采取招标和谈判的办法.获得最低价格后,就可以制定采购合同了.采购合同需要具体指明产品质与量,以及双方权利义务及合同有效期限等.

2。4收货和检验,结算票据和付款

当订货到达图书馆时,必须经过接货程序,要求清单与货物对应,包括实物清点和质量检验.可以通过“特许供应商”或“首选供应商”的做法来改变接货程序.特许条款主要集中在供应商对高质量产品的供货能力上,以便取消质量检验,缩短物流时间.供应商希望准时收到货款,准时的支付货款对于与供应商建立良好的关系是必要的.高效的票据结算程序在财务上很有意义,因为偶尔采购条款中会包括即刻付款折扣.特许供应商和即刻付款折扣问题应该得到图书馆的重视.

2。5绩效监控和数据库管理

应该认真跟踪图书(数据库)供应商的业绩,采购数据库应该及时更新.采购数据库应包括4种类型的信息:所有订单的当前状况;所有供货商的业绩信息;每种类型订单或商品的信息

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采购和图书馆开题报告论文

;与合同及合作关系相关的所有信息.库存信息在成功的购买中起着至关重要的作用,所以必须认真设计和维护图书馆采购数据库,使它能够提供准确、实时的信息.

充分利用(包括供货商供货、合作信息的)采购数据库在图书馆领域还比较少见,采购数据库实际上是整个采购控制工作的一个反馈环节,可以反映出各个采购环节的进展和存在的问题(见图1).图中实线箭头表示采购流程方向,而虚线箭头表示采购数据库的控制信息流向.图中采购控制信息流是以“采购数据库管理”为核心的,足见其重要性.目前各馆的图书管理集成系统一般都包含采购模块,但采购数据库管理并没有得到足够的重视.

3采购的战略性发展趋势

从整个工作流程看,采购无疑具有周期性.但采购不仅在运作层

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面上为组织作出了贡献,也参与了一些战略决策,如“自制还是购买”决策,战略伙伴关系决策等等,可以在一个组织中发挥关键的战略作用.综合以上研究内容可以把图书馆采购的战略趋势概括为:减少供应商数量、加强与供应商的合作、采购职能范围的扩展及新产品开发过程中供应商的介入.

3。1减少供应商数量

20世纪80年代末,企业采购方开始注意到基本竞争关系的成本,并看到从单一来源的采购所能提供的可观收益.也就是说,通过减少供应商的数量并与剩下的供应商紧密合作,总成本会减少,质量和服务水平会提高,产品的设计时间会缩短.为确保少数几个供应商有能力满足图书馆所要求的采购运作水平,供应商的筛选和特许过程与减少供应商数量是结合在一起的.也只有缩减了与之合作的供应商数量,才能够有精力去发展高水平的供应商.

3。2加强与供应商的合作

发展高水平的图书供应商,建立成功的图书(数据库)供求联盟需要高水准的计划与合作.对建立一个牢固的战略伙伴关系来说,明确共担风险和共享收益的原则是很关键的.通过对比图书馆与供应商的新型伙伴关系和传统供求关系(见表1),可以了解两者的不同,以及今后采购人员在加强与供应商的合作过程中有哪些努力方向.

3。3职责范围的扩展

20世纪90年代,企业开始购买广泛的服务项目,包括记账、广告、计算机编程、咨询、客户经纪人、快递,保险、管理者、科研、债券、运输和第三方物流等等.企业定义了它的核心竞争力,不再做非核心业务,所以采购的职责范围扩展了.国内图书馆大约在进入新千年之后开始越来越多地依赖图书(数据库)供应商的各种附加服务,为了顺利得到这些服务,图书馆不断进行资源整合以及人员调配、部门结构调整.如何捋顺图书(数据库)采购与利用之间的关系,采购人员参与图书馆各种业务流程决策变得越来越重要,其职责范围也就不断扩大.

3。4供应商参与到新产品的开发阶段

从在20世纪90年代开始,为了缩短新产品进入市场的时间,许多企业建立新产品开发小组来共同营销、制造和设计.这一团队把采购人员、顾客和供应商带到新产品的开发过程中.为了提高图书和数据库资源的利用率,图书馆采购人员、读者以及图书(数据库)供应商的参与,成为图书馆业务流程的必须,这要求图书馆采购部门和服务部门密切合作,各种项目小组和临时业务团队形式更适合这样的工作需要,图书馆正经历着部门结构扁平化的深刻变革.变革中,供应商参与新服务项目的开发成为图书馆业务特别是采购工作的重要发展趋势.

总之,图书馆采购功能在新形势下被认为是关键的增值过程.采购人员不但能建立和管理一流的供应基础,而且能和图书馆的其他部门密切合作,发现可替代资源,拥有广泛的交易范围,平衡图书馆长期和短期的需求,把握不断变化的供应环境的发展方向.图书馆采购的战略趋势不仅是一种观点或一个方法论,更是一种业务模式,它强调两种价值观:图书馆在制定业务决策时始终要从全局的、综合的角度考虑;图书馆与供应商的伙伴关系具有超乎想象的威力.

[ 参考文献 ]

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