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【 论文】试析完善公共图书馆业务档案工作的——以鞍山市图书馆为例(论文范文案例)

星级: ★★★★ 期刊: 《图书馆工作(安徽)》作者:王春玲浏览量:4738 论文级别:高评本章主题:档案和图书馆原创论文: 5156论文网更新时间:12-28审核稿件编辑:Gale本文版权归属:www.5156chinese.cn 分享次数:4176 评论次数: 6569

导读:档案和图书馆方面的论文怎么写。此篇完善公共图书馆业务档案工作的——以鞍山市图书馆为例优秀范文供大学生们写作这类毕业论文参考阅读,希望文章中某论文范文题目会对你的论文写作能有帮助。

王春玲

(鞍山市图书馆 辽宁鞍山 114001)

[摘要] 图书馆的业务档案在工作中发挥着不可忽视的作用.业务档案的收集、整理、归档对图书馆的规范管理和业务工作的发展,具有很强的促进作用.文章论述了图书馆业务档案科学管理的重要性.

[关键词] 图书馆;业务档案;收集;整理;归档

图书馆档案是反映图书馆一切活动的原始记录,具有查考和利用价值,是图书馆工作中不可或缺的重要内容.其中业务档案,它反映一个图书馆业务发展水平,是重要的资源信息.不重视业务档案的平时收集整理工作,缺乏业务档案归档的基本技能,是图书馆普遍存在的现象,这也阻挠了图书馆工作的进度.因此,图书馆业务档案规范化标准化管理,是图书馆工作重中之重.

1 业务档案的规范化标准化管理的必要性

1。1 业务档案建设是图书馆工作不可或缺的重要内容

业务档案的收集范围涉及到图书馆业务工作的方方面面,把它们科学规范地分门别类,使之成为规范标准的业务体系,图书馆管理层通过了解业务档案,能够全面了解图书馆各项业务工作进展情况,及时发现症结、总结经验,提出最优方案并加以改进工作,促进图书馆工作科学发展.

1。2 业务档案的科学管理亦是图书馆工作一项重要内容

有的图书馆平时工作做了很多,但对档案的收集、整理不健全,甚至没有建立.这就直接导致上级领导对图书馆的检查、评估的效果,同时

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也体现了其管理水平不高.而业务档案的建立能够使图书馆各项工作有史可查,有凭有据,体现图书馆的馆纪、馆风、馆容、馆貌,有助于提升图书馆的形象,彰显出较高的管理水平.

1。3 业务档案的建立是业务工作规范标准化的体现

现代化图书馆的业务工作要规范标准化,既有利于图书馆的科学管理,又有利于图书馆界之间的资源共享.以鞍山市图书馆为例,鞍山市图书馆的档案室为省二级档案单位.鞍山市图书馆档案是晋馆(鞍山市档案局)单位.我馆档案管理严格遵循《中华人民共和国档案法》和省、市《机关档案室工作等级具体考核标准》的要求,将以往分散的档案以各种载体(党群、行政、业务、财会)统一管理.2002年我馆根据国家档案局2001年1月施行的《归档文件整理规则》的规定,对我馆档案进行了以“件”为单位的整理要求,并于同年购买了《清华紫光电子档案管理系统》的微机录入软件,使我馆档案进入微机管理阶段.鞍山市图书馆2002年至2011年永久和长期卷共505卷,5168件.其中业务档案占412卷,3946件.

2 业务档案归档范围的确定

业务档案直接来源于图书馆本身,是在图书馆业务工作中形成的,并为一定目的保存下来的各种不同载体的文件材料,能够全面体现图书馆业务工作的职能活动,并按时间排顺加以整理,定期向图书馆档案室移交,称之为“归档”.

2。1 业务档案归档范围

业务档案归档范围的确定.归档的文件资料必须对本单位和社会具有长远的参考作用、利用作用和研究价值.归档的文件资料必须反映图书馆业务部门活动的全过程,要完整、规范、准确、系统.归档的文件资料必须遵循职能活动自然形成的规律,保持彼此间的合理联系.兼顾保存价值,分门别类地组卷.更能准确、全面地反映图书馆业务工作的真实面貌和部门的主要业务活动,以便于查找和利用为原则.

2。2业务档案归档的主要内容和重点

2。2。1 归档的主要内容要体现图书馆业务发展的规划和计划,各项工作执行情况的总结、统计报表、汇报材料和科研成果,对业务工作研究的专项资料和论文、著作及原件,反映图书馆各项工作情况的技术数据一一包括历年的经费变化、文献的馆藏量、购书的情况、借阅的情况等相关数据.材料主要包括有:文字、图表、照片和以声像为载体的档案及电子文件等.

2。2。2归档的重点以在业务活动中所形成的不同形式、载体的文件材料,尤其是全局性、综合性的文件资料.其次才是上级主管和其他单位发来的电、文及附件.

3 业务档案的归档要求

3。1 对上级主管部门下发的文件和材料归档内容

针对图书馆工作和事业建设政策

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性和法规性的文件,包括通知、决定、规定、指示、规划、标准、规范和规则等.

上级主管部门负责召开的有关对图书馆业务工作具有指导性的会议文件材料,包括会议记录、文件、报告、纪要、总结和经验等.

3。2 本馆业务部门工作形成的文件和材料归档内容

各业务部门所承揽的大型业务活动的工作计划、通知、工作总结、调查报告和工作经验材料.

馆务工作会议记录、馆务的工作日志和图书馆大事记.

图书馆各项业务工作岗位责任制、业务工作规章制度与工作细则.

图书馆各项业务活动的统计报表,包括月、季和全年的统计报表、统计台帐及有关统计分析和说明材料等.

对报道有关图书馆各项业务活动的平面载体、新闻载体、网络载体、照片以及重要的读者来信等.

图书馆关于业务方面的外事活动,对到馆参观的来访记录、题词与赠礼等.

3。3 学术研究档案

3。3。1 主要内容.在省级以上刊物发表的专业论文,重要的学术会议获奖论文,专题课题的服务成果和应用成果.

3。3。2归档要求.针对图书馆业务工作的学术论文成果做为科研重要内容保存归档,不能有文必档,要做到归档的论文有质有量,具有保存和参考价值.对那些具有高影响力和高水平的论文归档要完整系统.

3。3。3对声像、实物的档案归档范围.图书馆业务部门在各项活动中形成的有保存价值的照片、录像、录音、电子出版物及获得上级和其他有关部门颁发的证书、牌匾、奖杯、奖牌等.

3。3。4技术档案.技术档案主要包括图书馆现代化管理的各项规章制度及一些操作规程、参数的各项设置.固定资产、各种设备的购置时间、来源、价格、品牌与保修时间的原始记录与设备维护记录,各类设备的性能及其运行情况等材料.

以鞍山市图书馆为例,我馆的业务档案是制定规划、科学决策、总结工作和

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开展学术研究的重要凭据.其内容主要包括:上级主管机关文件档案、读者服务工作档案、基础业务工作档案、学会工作档案、研究辅导与协作协调档案、读者活动档案、学术研究档案、业务统计档案、分馆建设档案、声像档案、技术档案、实物档案等.同时,我馆对各业务部门的建档分工有了明确的规定,例如:业务中心的任务分工是:学会档案、学术研究档案、基层辅导与培训档案、岗位培训与继续教育档案、分馆建设档案、业务统计档案.

同时我馆每年都向各部(科)室下发《关于收集图书馆××××年党群、文书、业务、人才业绩、财会等档案的通知》的红头文件,对我馆各部(科)室上交的业务档案有明确的规定,必须案卷装订整齐,用钢笔或碳素笔抄写,圆珠笔、铅笔抄写的材料不得入卷存档;纸张规格必须用A4纸,如纸张不够规格,用A4纸粘贴后上交档案室存档;照片档案必须注明人物、时间、地点及活动内容;奖牌附上获奖明细及时间.

4 业务部门所形成的文件材料立卷和归档流程

4。1 形成积累

各部(科)室均为立卷单位,分工归口立卷.各立卷部门要根据本部门历年文件材料所形成的规律,预估在新的一年可能产生的内容,编制案卷类目.每一个业务归档立卷部门平时要严格按照文书档案处理制度,做好文件材料的收集整理工作,按照案卷类目分别立卷.

4。2立卷程序与质量要求.

根据图书馆下达的归档时间要求,由专(兼)职档案员按立卷类目将文件归档收齐,并对立卷文件进行检查调整.

4。2。1立卷的文件成份.文件材料是否收集完整齐全,同时要检查立卷中有无不需要归档的文件材料,同时要检查文件材料之间的联系,依照立卷类目纠正立卷之间文件材料不统一,相互重复混淆或拆散文件之间联系,检查立卷文件材料是否具有保存价值.察看各立卷中文件材料的保存价值是否有差别,各业务部门之间是否大致一致.检查立卷数量.一般不超过200页,厚度不超过2cm为宜.对同一问题文件材料数量多的,宜酌情适当分卷.问题单一和文件材料数量少,可由几个相近问题组卷,不便一起归类的,可组另组卷.

4。2。2立卷的程序.在归档的文件材料中,要求将每件文件的正件与附件、请示与批复、印件与定稿、转发件与原件、多种文字形成的同一文件材料要分别立在一起,不得分开.声像材料应用文字标出摄像者与录音对象、中心内容、责任者、时间、地点.卷内文件材料按时间顺序或重要程序排列,如请示、报告在后,批复、批示在前,正件在前,附件在后;转发件在前,被转发件在后,正本在前,定稿在后;非诉讼案件的材料,结论材料在前,依据材料在后.其它文件材料按时间顺利排列.

4。2。3立卷的要求.把在装订线以外写有字迹的文件材料或破损的文件材料,以及本卷文件材料中的附带的照片、小字条等,要序以加边、修补和裱糊.字迹模糊的、扩散的应当复印并附在原件后一并立卷.对的较大的表格材料,要加以折叠.同时要拆除文件材料上的金属物.

4。3立卷卷内文件整理

对装订成卷的卷内文件要编页号,页号要写在有文字页面的右上角.对于按“件”保管的卷内文件应逐“件”加盖归档章,并填写归档章的各个项目,编制件号.归档章的位置在每件文件首页的中间位置、卷内文件的“件”数、一般以每份文件单独计算为一“件”.请示与批复、来文与复文应

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计算为二“件”.正本、定稿、历次修改稿应计算为一“件”.正件与附件,按一“件”计算.

拟写立卷标题并录入电子档案管理软件中,完成立卷目录的著录.立卷标题要求准确概括文件的中心内容,要结构完整.

4。4 填写卷内备考表

是对本卷情况的说明,应对卷内文件的完整、修改、缺损、移出、补充、销毁等情况做一说明.案卷立好后,如发生或发现问题,由有关的档案管理人员填写、签名、标注时间.立卷人是由组成本卷的责任者签名.检查人,应是立卷单位的负责人,是对案卷质量进行检查、审核的责任者签名.

5 归档验收

业务档案由图书馆组成的查验小组负责验收,办公室专(兼)职档案员负责装订归档.党群和文书档案是由办公室专专(兼)职档案员负责验收、装订归档.每年3月1日前,将各部门整理好的上一年档案移交档案室、查验小组验收.移交档案时,交接双方必须当面验收检查,检查文件材料是否完整齐全,排列和书写是否符合要求,标题是否正确,不符合要求规定的,档案员有权拒绝接收,并责令限期改正补交.查验小组在验收合格后,要及时移交档案室.

以鞍山市图书馆为例,我馆根据业务档案内容的划分,成立以业务中心、技术中心、网络服务中心为主要成员的查验小组,负责对各部门上交的业务档案进行检查验收工作.验收合格的档案移交档案室整理归档.

总之,图书馆业务档案的管理建设,收集是起点、基础,也是档案工作的重要环节,所以一定要把好收集关.同时要杜绝和防止有保存价值的文件材料的遗漏和缺失,确保归楼材料的系统性和完整性.更要注意平时培养每个工作人员的归档意识,无论是上级主管部门下发的文件,还是图书馆自身形成的文件和活动材料,领导和每个职工都要做到及时加以收集,并交给专职管理人员.使业务档案的管理建设与图书馆的基础业务建设统一起来,并通过对业务档案的建立以促进图书馆业务工作更规范化和标准化.

[ 参考文献 ]

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