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【全日制论文】地勘单位文书档案数字化建设(论文范文选题)

星级: ★★★★ 期刊: CSSCI作者:安楚 浏览量:3535 论文级别:优质本章主题:档案建设原创论文: 5156论文网更新时间:审核稿件编辑:Lester本文版权归属:www.5156chinese.cn 分享次数:3314 评论次数: 7226

导读:怎么写作好档案建设相关方面的论文。本篇地勘单位文书档案数字化建设中的相关毕业论文开题希望会对你的写作带来参考帮助以解你的写作忧愁。

【摘要】文书档案是地勘单位宝贵的信息资源,文书档案的数字化建设工作是档案管理的必由之路.本文分析介绍了地勘单位文书档案数字化的背景意义、重点内容、建设中存在的问题及解决策略等,并对数字化成果的优势和利用前景进行了探究.

【关键词】地勘单位;文书档案;数字化;利用前景

随着信息时代的到来,人们越来越多地习惯于从计算机网络获取信息资源.为减少人力,减免亲自到馆查阅花费的时间、精力,并为数字档案馆、智能档案馆的发展奠定坚实的基础,将以往的文书档案由纸质管理模式转化为数字化管理模式更能与新时代社会发展相适应,档案数字化建设工作意义重大.

一、地勘单位文书档案数字化的背景及意义

2008年按照“政事分开、事企分开”的基本原则,全国地勘单位进行了大刀阔斧的改革.将近十年的改革实践,随着地质调查工作的不断加强,调查领域的不断拓展,新老地勘单位所形成的文书档案也呈不断增长的态势.改革的日渐深入使档案管理工作面临的要求和挑战也逐渐增多. 总书记在十九届 政治局第二次集体学习会上强调,要推动实施国家大数据战略、推进数据资源整合和开放共享、建设数字中国.应新形势下国家对档案工作“存量数字化、增量电子化”的要求,实现档案的数字化管理是新时期地勘单位管理工作中亟须解决的问题.

另一方面,文书档案数字化建设工作是对本单位档案家底的一次彻底清理,可促使地勘单位的档案管理从手工管理逐步转向信息化、数字化管理,既能保护档案实体,又将方便日后的馆藏资源开发利用,有利于全面提升档案工作的业务水平.因此,文书档案数字化势不可挡,成为地勘单位的必然选择.

二、地勘单位文书档案数字化的重点内容

(一)地勘单位文书档案数字化工作方式.地勘单位以地质调查工作为主,在一定程度上存在“重业务、轻管理”的现象.文书档案工作是办公室的一项辅助性工作,档案人员通常要兼职印章管理、公文流转等日常事务,专门从事文书档案工作的人员明显短缺.随着文书档案数量的日益增多,文书档案部门若是亲力亲为地完成馆藏的数字化工作,不仅效率较低,且力不从心.因此,将档案数字化业务外包,外聘有一定经验和能力的专业公司来承担档案数字化建设工作,让自身力量与社会力量相结合,既省时省力,又能够保证档案数字化的质量与成效.加之,档案数字化是一项长期、复杂的工作,需要耗费大量的人力、物力、财力,有计划有步骤地进行,想要长期做好这项工作,最佳的方案即是与档案数字化外包公司合作.

(二)地勘单位文书档案数字化对象、范围.数字化的对象主要包括两个方面:一是对馆藏纸质档案进行数字化,即将原有传统纸质载体的档案通过扫描、图像加工和处理,完成数字化转换.二是对单位正在形成的电子文件进行及时归档与保存,做到电子档案的齐全完整.一般来说,数字化范围包括永久和长期保存的文书档案.对于单位历史悠久、馆藏资源十分丰富、信息化工作刚起步的地勘单位,需要统筹规划,做好长远打算.为节约经费,首先要对馆藏进行摸底并鉴定.要了解馆藏的具体情况,优先数字化最具保存价值、利用率最高、社会大众最需要的档案,把钱用到“刀刃”上.如选择只对永久保存的档案进行数字化,保管期限为30年、10年的档案可舍弃.而对于新成立、经费相对宽裕的地勘单位来说,由于单位成立时间较短,档案数量不多,建议从起步阶段便坚持高起点、高标准、严要求的基本原则,一步到位,将所有馆藏档案进行数字化.另外,除档案的正本外,定稿、草稿均属于一份完整文书档案的一部分,具有历史性和参考价值,所以建议全件数字化扫描.

(三)数据库建设.1。著录标引.著录是数据库建设工作的核心环节,直接关系到档案目录信息的数字化质量.要严格按照《档案著录规则》(DA/T22-2000),对要求的每一项数据进行录入.在著录过程中,一方面,补充、完善目录信息,建立目录数据库,对题名、责任者等项目不完整、不准确的档案重新补充录入信息,提高检索率;另一方面,对所有电子档案的元数据进行录入,方便后期保管和利用.2。扫描.扫描是数据库建设工作的关键环节,直接关系到档案全文信息的数字化,从而影响到对档案信息的全面管理与开发.首先,对每件文书档案进行拆件扫描,要做到不漏页、错页.其次,对分辨率严格要求,一般不能低于300dpi.最后,将扫描好的图片进行图像处理及OCR(光学字符技术)文字识别,形成双层PDF,保存后及挂接至档案管理软件.文字识别部分需要工作人员逐字逐句校对,虽耗时耗力,但意义重大,可为后期建成全文数据库、实现馆藏全文检索奠定基础.

(四)局域网建设.档案数字化建设的最后一步,即是实现档案网络共享.通过建立高效的档案管理系统,逐步实现文书档案网络分权限查阅,提高档案管理效率.进一步,与相关政府部门、企事业单位合作,达到资源共享.

地勘单位文书档案数字化建设
档案建设毕业论文开题

三、文书档案数字化建设存在的问题与解决策略

(一)领导重视问题.地勘单位每年承担并开展多个地质项目,因此积累了大量的地质科技档案,它们是地质调查业务的核心体现,倍受领导的重视.而文书档案难免显得分量较轻.要解决这个问题,需要档案人员提出文书档案的发展规划,如建立信息共享平台方便内部人员检索利用,如编研年鉴、专题参考资料等档案开发利用成果等,让领导充分了解文书档案的价值所在,从而重视文书档案数字化工作,对档案数字化工作给予全力支持辅助,建立与新时 展相适应的管理方法.

(二)安全保密问题.档案的安全保密是工作之本.做好安全保密工作是档案工作的底线,也是重中之重,把握好档案“管”“用”之間的关系一直是档案工作的难点之一.主要存在以下几点问题:一是档案数字化工作流程繁杂,参与人员较多,容易导致失、泄密事件发生.必须要建立健全信息安全管理制度,尤其要加强对数字化工作相关人员的安全管理和教育.要慎重选择外包公司,认真审查外包公司的企业性质、规模、股东构成、注册资金、安全保密等相关资质,与之签订正式合同,与每一名参与数字化建设工作人员签订保密协议.二是档案数字化过程中,需要拆件(卷)—扫描—再装订,这一流程容易造成档案丢失,在一定程度上损坏原件.因此必须做好档案原件的保管、保护工作,出入库严格登记、清点.三是不宜公开或者涉密的档案经数字化后,在计算机、网络环境下容易受到计算机病毒、非法入侵等攻击,存在失密、泄密的风险.因此,必须采取一定的防范措施:涉密档案专人扫描,做好标注,后期单独保管;不定期进行人员安全保密培训;对计算机实行物理隔离,封存优盘口,更换保密硬盘,升级防火墙等;档案室安装监控摄像;为防止系统瘫痪,要做好备份工作,尽可能采用在、离线多套备份,硬盘、光盘等多种载体备份,异地异质备份.(三)质量控制问题.档案数字化工作环环相扣,每一个环节的工作质量都将对整个数字化工作的成果质量产生必然影响.要加强基础工作和全程控制,保证档案数字化质量.如:前期数据录入准确、扫描文件的质量符合标准、光盘刻录的内容完整以及后期数字化成果能够实现独立浏览和检索等等.只有对档案数字化工作的每一环节和流程实施有效控制,才能确保档案数字化工作的质量.具体可采取以下几点保障措施:

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